Informacje 

Marek Glogier

Kartka z dziejów Archiwum AP (I)

System A–B–M tworzy sprawdzoną sieć instytucji, troszczących się o ochronę dorobku narodowego, kulturowego i cywilizacyjnego. Sprawdził się we wszystkich dobrze zorganizowanych państwach świata. Jego podstawowym celem jest pozyskiwanie i udostępnianie obiektów o trwałej wartości historycznej oraz czasowej wartości dokumentacyjnej. Archiwom — Bibliotekom — Muzeom przyświeca ten sam cel: przechować maksimum źródeł materialnych dla generacji, które dopiero zaistnieją biologicznie, intelektualnie, naukowo...

Kilka zdań o archiwistyce

Archiwa zajmują się gromadzeniem dokumentów niepublikowanych, występujących zazwyczaj w pojedynczych egzemplarzach. Podstawowym celem bibliotek jest (oprócz klasycznej działalności usługowej) gromadzenie publikowanych źródeł faktograficznych, dzieł twórców kultury i nauki oraz przejawów działalności politycznej. Muzeom towarzyszy posłannictwo ochrony zabytków kultury materialnej, miejsc i obiektów historycznych oraz pośrednio podtrzymywanie tradycji, obrzędowości oraz pamięci dziejowej. Każdy z elementów systemu tworzy własny fragment metodologii nauki, posługuje się swoistymi metodami działań, funkcjonuje w okresie pokoju i niepokoju pod każdą szerokością geograficzną, działając dzięki armii specjalistów i personelu pomocniczego. Tak było, jest i będzie — zmianie podlega jedynie intensywność działalności zależna od finansów i stopnia zaawansowania technologii.

Nie wszystko jest makulaturą,
czyli funkcje archiwum zakładowego

Archiwum uczelniane AP, które istnieje już 45 lat, jest typowym archiwum zakładowym, obsługującym według określonej procedury głównie „własne” jednostki organizacyjne. Jest jednym z 400 tego typu archiwów istniejących w Małopolsce, merytorycznie podległych Archiwum Państwowemu w Krakowie. Swą działalnością przypomina pracę archiwów w przedsiębiorstwach produkcyjnych, strukturach samorządowych czy jednostkach administracji państwowej. Archiwum uczelniane wyróżnia rodzaj dokumentacji z zakresu nauki i nauczania, czyli badań i dydaktyki, która z czasem staje się historycznym materiałem archiwalnym. Zaś ze względu na stały przyrost dokumentacji zaliczane jest do archiwów o zasobie narastającym, inaczej — otwartym. Ponieważ uczelnie są ośrodkami współtworzącymi dzieje nauki i kultury, ich archiwa stają się składnicami materiałów źródłowych i historycznych, które nadal są materiałami częstego użytku i dlatego nie muszą być przekazywane po 50 latach do wieczystego przechowywania w magazynach archiwów państwowych.

Archiwum zakładowe AP nie jest więc składnicą makulatury i ludzi, ale jednostką ogólnouczelnianą, strukturalnie równorzędną np. z Wydawnictwem Naukowym czy Biblioteką Główną. Ze względu na specyfikę dokumentacji głównymi partnerami Archiwum AP są uczelniane jednostki administracji centralnej (dział służb pracowniczych, kwestura) oraz jednostki wspomagające kształcenie (np. dziekanaty 4 wydziałów). Nadto archiwum obsługuje: władze uczelni (rektorat), dział nauki, dział nauczania, nauczycieli akademickich AP oraz interesantów spoza Uczelni, prowadzących własne prace badawcze lub załatwiających osobiste sprawy urzędowe. Sporadycznymi gośćmi bywają studenci (zazwyczaj nieodróżniający funkcji biblioteki uczelnianej od archiwum zakładowego), którzy po spełnieniu regulaminowych wymagań mogą uzyskać dostęp do źródeł i niepublikowanych materiałów archiwalnych.

W odróżnieniu od archiwów państwowych z zamkniętymi zasobami historycznymi, które koncentrują się na własnej pracy badawczej i obsłudze indywidualnych użytkowników, archiwa zakładowe skupiają uwagę na organizacji, selekcji i rozmieszczaniu zbiorów, tworzeniu bieżących pomocy inwentarzowych oraz obsłudze jednostek organizacyjnych.

Wraz ze wzrostem zadań uczelni oraz ilości studentów wzrasta też ilość dokumentacji, co w konsekwencji wymusza na władzach Uczelni i pracownikach archiwum troskę o stopniowe i stałe powiększanie rezerw magazynowych. Warto nadmienić, że wkrótce nasze archiwum wzbogaci się o kolejny kilometr nowych półek. Pamiętać należy, iż podstawową formą dokumentu dla archiwistów całego świata jest nośnik papierowy. Wszelkie współczesne nośniki elektroniczne, cyfrowe itp. mogą odnosić się tylko do dubletów dokumentów, materiałów wtórnych oraz pomocy wspomagającej wyszukiwanie danych.

O archiwistach WSP/AP

W 1959 r. Zygmunt Ruta, młody asystent zachęcony przez swego promotora prof. Ignacego Zarębskiego, podejmuje pierwsze prace porządkujące akta z różnych registratur, które wpływały do wygospodarowanego na ten cel pomieszczenia w Bibliotece WSP. Ruta był pierwszym nieetatowym archiwariuszem WSP. W 1964 r., gdy kolejnym dyrektorem biblioteki został dr Edward Chełstowski, archiwariusz uzyskał wsparcie w osobie Józefa Hampla — absolwenta historii WSP. Prace porządkowo-inwentaryzacyjne doprowadziły do stworzenia fachowo opracowanego zespołu akt za lata 1932–1967. Okres dziejów „pra-archiwum WSP” (znajdującego się wtedy przy ul. Straszewskiego 22) trwał do roku 1967.

Pierwszymi etatowym archiwistkami były Barbara Szwagrzyk, a następnie Dorota Chrzanowska. Kolejnymi zaś Irena Młot, bibliotekarz i kierownik archiwum, będącego wówczas częścią Biblioteki Głównej WSP, i Monika Pawełek. Kolejne 15-lecie pracy w archiwum (1989–2004) wiąże się z organizowaniem jego zasobów przez Monikę Bełzę. Od 1990 r. archiwum zostało wzmocnione dodatkowym etatem.

Z czasem Archiwum wyodrębniono ze struktury Biblioteki Głównej, tworząc jednostkę ogólnouczelnianą, będącą zarazem ogniwem państwowej sieci archiwalnej. W 1994 r. pierwszym kierownikiem uczelnianego archiwum został dr Marian Niziołek. Pełnił tę funkcję do chwili swej śmierci w 2003 r., w tym też roku funkcję kierownika objął Marek Glogier. Archiwum podlega bezpośrednio rektorowi AP, a z jego upoważnienia nadzór nad archiwum pełni prof. dr hab. Henryk W. Żaliński — prorektor ds. nauki. W następnej części artykułu przedstawione zostaną zasoby archiwum, publikacje, które powstały na ich bazie oraz perspektywy rozwoju Archiwum AP w przededniu 60-lecia Uczelni.

Marek Glogier